Во внутреннем документообороте компании ежедневно оформляются десятки документов: служебные записки, акты, уведомления. Однако в суде или при проверке трудовой инспекцией имеют значение только те бумаги, которые составлены правильно — с соблюдением формы, сроков и процедур. Эта статья — краткое руководство, как оформить эти документы так, чтобы они имели реальную юридическую силу.

Правовая основа

Использование и значение внутренних документов компании регламентируются:

• Гражданским кодексом РФ — ст. 67, 183, 432, 434;
• Трудовым кодексом РФ — ст. 22, 62, 193;
• Кодексом об административных правонарушениях — ст. 5.27;
• Постановлением Пленума ВС РФ № 25 от 23.06.2015 — по вопросам оценки доказательств.

Виды документов и когда их использовать

Служебная записка

Применяется для фиксации внутренних инициатив, фактов, предложений, обоснований. Например: необходимость внеплановой закупки, конфликт в отделе, предложение по изменению условий работы.

Обязательные реквизиты: название, дата, адресат, автор (с указанием должности), чёткое изложение сути, подпись, визы согласования.

Служебная записка имеет юридическую силу как внутренний документ, подтверждающий факт или волеизъявление. Используется в трудовых и гражданских спорах.

Акт

Акты применяются при приёме-передаче имущества, оказании услуг, инвентаризации, выявлении нарушений, несчастных случаев.

Составляется с указанием: названия, даты, места, обстоятельств события, состава комиссии (не менее 2–3 человек), описания фактов, приложений (фото, документы) и подписей. Акт служит доказательством в суде, но его юридическая сила зависит от объективности, содержания и соблюдения процедуры.

Уведомление

Необходимо при:

• изменении условий договора;
• сокращении штата;
• одностороннем отказе от исполнения договора.

Уведомление составляется письменно с чёткой формулировкой сути, датой и реквизитами сторон. Способы доставки: лично под роспись, почта с уведомлением, электронная почта (при наличии согласия или регламента).

Ключевой элемент — подтверждение вручения. Нарушение срока или способа доставки лишает документ юридической силы.

Как составлять документы: пошаговые инструкции

Служебная записка

1. Определите цель: что и зачем фиксируете.
2. Укажите адресата и автора с должностью.
3. Изложите суть кратко и чётко.
4. Приложите документы (если есть).
5. Подпишите, согласуйте, зарегистрируйте и сохраните.

Ошибка: отсутствие подписи или визы — документ может быть проигнорирован судом.

Акт

1. Определите цель: какой факт фиксируете.
2. Назначьте комиссию: минимум 2–3 человека.
3. Опишите обстоятельства подробно.
4. Приложите доказательства: фото, схемы, копии.
5. Подпишите всеми членами комиссии, укажите дату.
6. Вручите заинтересованным лицам — под роспись или отправьте по почте.

Ошибка: отсутствие объективности (например, комиссия только из аффилированных лиц), отсутствие деталей — акт может быть признан недействительным.

Уведомление

1. Определите правовое основание и срок уведомления.
2. Укажите стороны, дату, суть уведомления.
3. Выберите способ вручения с подтверждением получения.
4. Зафиксируйте дату получения.
5. Храните копию и подтверждение доставки.

Ошибка: направление на неверный адрес или неподтверждённая доставка — документ считается ненаправленным.

Судебная практика: как суды оценивают документы·

• Акт без подписей комиссии или с неясным описанием событий — не принимается как доказательство.
• Уведомление, направленное без согласованного способа доставки, может быть оспорено.
• Служебная записка без даты и подписи — не фиксирует волю организации.

Суд оценивает содержание, соблюдение процедуры, наличие подписей и доказательств вручения. Только корректно составленные документы работают в интересах компании.

Примеры формулировок

Служебная записка

От: Иванов И.И., начальник отдела
Кому: Генеральному директору
Дата: 01.07.2025
Тема: О закупке оборудования
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении…
Подпись: _______________

Акт

Акт о выявлении нарушений
г. Москва, 01.07.2025
Комиссия: Петров П.П., Сидорова А.А., Смирнов С.С.
В ходе проверки установлено…
Подписи: _______________

Уведомление

От: ООО «Пример»
Кому: ООО «Контрагент»
Дата: 01.07.2025
Уведомляем о расторжении договора №...
Отправлено: почтой с уведомлением
Подпись: _______________

Внутренние документы компании — не формальность, а юридически значимые источники доказательств. Чтобы в случае спора у вас были аргументы, каждый документ нужно оформлять с учётом всех требований: реквизитов, сроков, способов передачи. Это не только снижает риски, но и укрепляет позицию компании как дисциплинированного участника гражданского оборота.