Увольнение сотрудника — одна из самых чувствительных процедур для работодателя. Ошибки в оформлении и несоблюдение требований закона могут привести к восстановлению сотрудника через суд, компенсациям за моральный вред и штрафам от инспекции труда. Ниже — подробная пошаговая инструкция, как уволить сотрудника по инициативе работодателя без юридических последствий.
1. Определите законное основание для увольнения
Все основания для увольнения строго перечислены в статье 81 Трудового кодекса РФ. Расширительное толкование недопустимо.
Наиболее распространённые основания:
• Сокращение численности или штата (п. 2 ст. 81);
• Несоответствие занимаемой должности (п. 3 ст. 81);
• Однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 6 ст. 81);
• Систематические дисциплинарные проступки при наличии взыскания (п. 5 ст. 81).
Убедитесь, что основание можно подтвердить документально.
2. Подтвердите и задокументируйте основание
Для дисциплинарных оснований:
• Составьте акт о нарушении;
• Запросите объяснительную у работника (не позднее 2 рабочих дней);
• Издайте приказ о дисциплинарном взыскании.
Для сокращения:
• Издайте приказ о сокращении;
• Оформите служебную записку с обоснованием.
Для несоответствия должности:
• Проведите аттестацию;
• Зафиксируйте результаты и решение комиссии.
3. Соблюдайте порядок уведомления
Сроки уведомлений:
• При сокращении или ликвидации — не менее чем за 2 месяца до увольнения;
• Обязательно уведомите профсоюз, если увольняется его член (за 7 рабочих дней).
• Не забудьте проверить наличие особых гарантий:
• Нельзя увольнять беременных женщин, одиноких родителей, работников в отпуске или на больничном, кроме случаев ликвидации.
4. Получите объяснения от работника
При дисциплинарном нарушении:
• Дайте 2 рабочих дня на письменное объяснение;
• В случае отказа — составьте акт об отказе от объяснений.
5. Издайте приказ об увольнении
• Используйте форму Т-8;
• Укажите полную формулировку основания (с номером пункта и статьи ТК РФ);
• Ознакомьте сотрудника под роспись.
6. Рассчитайтесь и выдайте документы в день увольнения
В день увольнения:
• Выплатите всю зарплату, компенсацию за отпуск, иные суммы;
• Выдайте трудовую книжку (бумажную или электронную);
• По заявлению — справки и копии приказов.
7. Архивируйте документы
Все документы по увольнению хранятся согласно ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле». Сроки хранения — от 50 до 75 лет в зависимости от вида документа.
8. Учитывайте особенности и избегайте типичных ошибок
Особые категории:
• Увольнение членов профсоюза — только с согласия профсоюза;
• Повышенные гарантии для матерей-одиночек, инвалидов, сотрудников с детьми до 3 лет.
Распространённые ошибки:
• Несоблюдение сроков уведомления;
• Отсутствие доказательств основания;
• Ошибки в формулировках в приказе;
• Невыплата расчёта в день увольнения.
Что грозит работодателю:
• Восстановление сотрудника судом;
• Компенсация за вынужденный прогул;
• Административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ;
• Привлечение к ответственности руководителя.
9. Чек-лист для HR при увольнении
1)  Убедиться в законности основания (ст. 81 ТК РФ)
2) Собрать документы, подтверждающие основание
3) Соблюсти сроки уведомления и порядок процедуры
4) Получить объяснение или оформить отказ
5) Издать приказ и ознакомить сотрудника
6) Выплатить все суммы и выдать документы
7) Архивировать весь пакет документов
8) Проверить отсутствие запретов или ограничений
Полезные ссылки на статьи ТК РФ
• Ст. 81 — основания увольнения
• Ст. 180 — уведомление при сокращении
• Ст. 193 — дисциплинарные взыскания
• Ст. 82, 261 — профсоюзы и особые гарантии
• Ст. 84.1, 140, 62 — расчёт, приказ, документы
• Ст. 394 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ — последствия нарушений
Компетентно оформленное увольнение — это защита бизнеса от споров, штрафов и репутационных потерь. Чем раньше в процедуру включается юрист или HR-специалист с пониманием трудового права, тем ниже риски. Следуя пошаговой инструкции и соблюдая документальную дисциплину, работодатель может уволить сотрудника строго в рамках закона — без осложнений и судебных исков.